Finalità e modalità di trattamento dei dati personali afferenti ai Clienti

In osservanza in quanto previsto dal D. Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, Evols srl fornisce ai propri clienti informazioni in ordine alle finalità e modalità del trattamento dei dati personali acquisiti a seguito della stipula del contratto, nonché all'ambito di comunicazione e diffusione degli stessi, alla natura dei dati e del loro conferimento, nel rispetto della richiamata normativa e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata la nostra attività.

DEFINIZIONE

Per trattamento dei dati personali si intende la loro raccolta, la registrazione, la conservazione, la comunicazione, la diffusione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni. I dati oggetto del trattamento da noi effettuato riguardano: l’azienda/società cliente, le persone dei soci/dipendenti/collaboratori, i clienti/fornitori.

FINALITA' DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati suddetti avverrà per:
1. finalità istituzionali, connesse o strumentali alla nostra attività di adempimento degli:
a. obblighi legali e fiscali: di natura civilistica, contabile, fiscale, tributaria;
b. obblighi contrattuali: per dare esecuzione a prestazioni contrattualmente convenute nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti finanziari e commerciali;
2. gestione e monitoraggio dello status di cliente:
a. per rispondere in modo veloce e preciso alle esigenze del cliente, attraverso proposte personalizzate che mettano a disposizione i nostri migliori professionisti nel campo dello sviluppo tecnologico e della gestione delle informazioni;
b. per l’erogazione dei nostri servizi tecnici (oggetto del contratto o ad esso complementari), che richiedono la conoscenza di eventuali specificità tecniche/tecnologiche relative alla realtà aziendale del Cliente;
3. erogazione di servizi tecnici di manutenzione ed assistenza (oggetto del contratto o ad esso complementari), erogati dai nostri incaricati presso la nostra sede o quella del Cliente, o tramite assistenza in remoto;
4. effettuazione di attività di telemarketing o altre forme di marketing diretto.
5. rilascio di referenze a Clienti acquisiti e potenziali (in questo caso saranno utilizzate le seguenti informazioni: Ragione sociale, eventuale indirizzo web, tipologia di prodotto da Lei acquistato) tramite materiale pubblicitario/informativo.
6. Pubblicazione di referenze (Ragione sociale, tipologia di prodotto) tramite pubblicazione su sito web.
I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente, per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità commerciali ed amministrative.

 

MODALITA' DEL TRATTAMENTO

(in caso di contratti per servizi web)
Il trattamento dei dati sarà effettuato sia su supporti cartacei che con l'ausilio di strumenti informatici idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza nel rispetto di logiche strettamente correlate alle finalità stesse.
In fase di sviluppo il sito sarà ospitato presso server interni (di Evols o dei propri fornitori), protetti tramite misure minime di sicurezza individuate dalla normativa e da ulteriori misure idonee, in termini di gestione degli accessi, backup e protezione della rete. Qualora siano richiesti anche i servizi di hosting/housing il sito e le relative base dati saranno ospitati presso una struttura esterna (server farm) a Evols, che tuttavia continuerà a garantire il permanere di misure di sicurezza minime e idonee. Nello specifico, Evols srl (attraverso risorse interne o società fornitrici) svolgerà i seguenti servizi:
1. Gestione e manutenzione dei supporti hardware
2. Aggiornamento delle applicazioni per il funzionamento del sito (solo in caso di contratto di hosting) e dell’infrastruttura tecnologica.
3. Backup dei dati
4. Gestione della rete (configurazione utenti per l’accesso ai siti e ai database e protezione da accessi esterni)
Resta a carico del Cliente la gestione (inserimento, modifica, cancellazione, ecc.) delle informazioni contenute nei database del sito internet. Nello svolgimento dell’attività di assistenza su problematiche inerenti la gestione delle banche dati afferenti al sito, i nostri incaricati saranno tenuti a rispettare le seguenti procedure:
1. In caso di effettuazione dell’intervento tecnico in remoto (dalla nostra sede): il tecnico da noi incaricato, operando in modalità remota, potrà accedere ai database di gestione del sito internet al fine di:
a. acquisire informazioni necessarie alla comprensione e successiva risoluzione della problematica,
b. acquisire i file/le banche dati oggetto della richiesta di assistenza/personalizzazione, al fine di gestire presso la nostra sede le procedure di risoluzione della problematica. Per tutta la durata del trattamento la banca dati sarà soggetta alle necessarie misure minime di sicurezza, in particolare in relazione all’accesso di soggetti esterni non autorizzati, tramite sia password di rete e/o di programma sia software o altri strumenti di protezione della rete.

(contratto sistema Figaro HDT)
Il Cliente autorizza Webbens srl, quale fornitore e gestore, per Evols, del sistema Figaro HDT, al trattamento dei dati dal medesimo inseriti nei sistemi Figaro RM e/o Figaro RW allo scopo di erogare il servizio e generare dati aggregati. Il Cliente autorizza Evols, quale rivenditore del sistema Figaro HDT, al trattamento dei dati inerenti il presente Contratto. I dati inerenti le finalità di cui al presente Sistema on line, sono custoditi da Webbens srl su macchinari propri o di fornitori di servizi terzi e supporti elettronici e difesi da intrusioni e accessi non autorizzati. I dati del Cliente sono raccolti per la gestione informazioni e aggiornamenti, per trasmetterli a fornitori terzi per l'erogazione del servizio richiesto e per trasmettere al Cliente novità, aggiornamenti e altre informazioni.

(tutti gli altri contratti sw/hw)
Qualora il trattamento dei dati personali venga effettuato per l’espletamento di servizi tecnici di assistenza, installazione, personalizzazione, o di altro tipo previsto da contratto intercorrente o da richiesta che possa pervenirci anche in un secondo momento, i nostri incaricati saranno tenuti a rispettare le seguenti procedure:
2. In caso di effettuazione dell’intervento tecnico in remoto (dalla nostra sede): il tecnico da noi incaricato, operando in modalità remota, potrà accedere alle macchine della rete informatica del Cliente, al fine di:
a. risolvere la problematica operando direttamente sul suo pc,
b. acquisire informazioni necessarie alla comprensione e successiva risoluzione della problematica,
c. acquisire i file/le banche dati oggetto della richiesta di assistenza/personalizzazione, al fine di gestire presso la nostra sede le procedure di risoluzione della problematica. Per tutta la durata del trattamento la banca dati sarà soggetta alle necessarie misure minime di sicurezza, in particolare in relazione all’accesso di soggetti esterni non autorizzati, tramite sia password di rete e/o di programma sia software o altri strumenti di protezione della rete.
3. In caso di intervento diretto presso la sede del Cliente, il tecnico accederà ai pc del Cliente utilizzando un apposito codice identificativo, dotato delle necessarie permissioni per lo svolgimento delle attività finalizzate alla risoluzione delle problematiche in oggetto.
a. Qualora l’intervento presso la sede del Cliente preveda l’installazione, il collaudo e la messa in opera di strumentazioni elettroniche, i nostri tecnici provvederanno altresì alla verifica delle misure minime di sicurezza, limitatamente ai prodotti da noi forniti e fino all’implementazione di eventuali cambiamenti inerenti la rete, le strumentazioni, la gestione documentale richiesta/effettuata. La manutenzione delle misure minime di sicurezza previste dall’Allegato B al Codice sulla sicurezza dei dati personali, resta invece a carico del Cliente.

Responsabilità degli operatori.
Nell’ambito dell’effettuazione dei suddetti interventi tecnici, il nostro incaricato potrà altresì avere accesso ai dati di natura personale, anche sensibile, contenuti nei Suoi database internet. Visto il codice etico professionale, e avendo la nostra Azienda condiviso con gli incaricati un codice comportamentale ed effettuato sessioni formative inerenti le misure minime a tutela dei dati personali, l’Azienda declina ogni responsabilità per attività illecite compiute da questi.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

I dati oggetto del trattamento potranno essere comunicati:
• A soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
• A soggetti che hanno necessità di accedere ai dati del Cliente per finalità ausiliarie al contratto, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (es: Istituti di credito; Società di leasing);
• A soggetti che in veste di nostri consulenti, svolgono il loro incarico presso i loro studi (es: Studi Legali e Commerciali) per finalità di gestione della contabilità, dei rapporti contrattuali o del recupero crediti;
• A vettori, corrieri, altri soggetti da noi incaricati al trasporto di prodotti/materiali;
• A soggetti (Aziende Partners/Fornitrici) che svolgano attività di supporto tecnico per cui potranno essere comunicati dati estratti dagli strumenti informativi del Cliente per la risoluzione di specifiche problematiche.
• A Clienti acquisiti e potenziali, per il rilascio di referenze.
Ogni ulteriore comunicazione avverrà solo previo Suo esplicito consenso.
I dati (ragione sociale, nome del prodotto/servizio) potranno essere oggetto di diffusione secondo le modalità descritte nel punto n. 6 delle finalità (pubblicazione su sito web).

NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati è facoltativo, tuttavia l’eventuale rifiuto a comunicare o l’impossibilità di accedere alle strumentazioni informative, per le finalità previste dal contratto, ha come conseguenza l’impossibilità da parte nostra di instaurare o proseguire il rapporto.
Inoltre il trattamento dei dati rappresenta per noi un onere necessario per il corretto assolvimento di obblighi contrattuali, contabili e fiscali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è: Evols Srl, nella persona del presidente, Silvano Meloni. Per avere maggiori informazioni o per conoscere l’organigramma privacy della nostra azienda, o altrimenti in attuazione dei diritti dell’interessato (elencati nell’art. 7, riportato di seguito), il Cliente potrà rivolgersi in qualsiasi momento al numero: 095/7210503 o in alternativa all’indirizzo: Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. .

DIRITTI DELL'INTERESSATO

Art. 7 del Decreto Legislativo n.196/2003
1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.